Jak firmy pracují v AutoOffice

Pergoly na míru bez zmatků mezi dílnou a montáží

Návrhář, dílna a montážní parta - tři týmy, tři verze pravdy. Zakázky žily v tabulkách a e-mailech, materiál občas došel až na místě montáže a zákazník se na stav své pergoly musel ptát telefonem.

Firma převedla každou zakázku do AutoOffice: od poptávky přes výrobu po montáž má zakázka vlastní stavy a při jejich změně odchází zákazníkovi automaticky e-mail nebo SMS. Montážníci přikládají fotografie z realizace rovnou ke komentářům zakázky, materiál se rezervuje na konkrétní zakázku už při jejím založení.

Dnes všichni vidí, v jaké fázi která pergola je, k reklamacím existuje fotodokumentace a materiál na příští týden je rezervovaný dřív, než parta vyjede.

Více staveb souběžně a rozpočty pod kontrolou

Stavební firma řídila několik staveb najednou - rozpočty v Excelu, subdodavatelé po telefonu a skutečné náklady se skládaly dohromady až po dokončení. Jestli stavba vydělala, se vedení dozvědělo pozdě.

V AutoOffice teď každá stavba běží jako projekt, který seskupuje dílčí zakázky a průběžně dopočítává skutečné příjmy a výdaje z napárovaných bankovních plateb. Rozpočet se vede jako plán vs. skutečnost a se stálým subdodavatelem firma sdílí úkoly i komentáře přes partnerskou spolupráci firem.

Vedení otevře přehled a vidí rozpracované stavby, náklady proti plánu i to, kdo z investorů už zaplatil - bez skládání tabulek na konci měsíce.

Od návrhu po poslední kámen v jednom systému

Ateliér zahradní architektury vede projekty přes tři fáze - návrh, realizaci a údržbu. Výkresy kolovaly v přílohách e-mailů, schvalování se táhlo a klient často nevěděl, co se na jeho zahradě právě děje.

Ateliér si v AutoOffice nastavil vlastní stavy zakázky přesně podle svých fází. Výkresy a podklady visí jako přílohy u komentářů zakázky, e-maily s klientem se párují na konkrétní případ a termíny všech zakázek i úkolů vidí tým ve sloučeném kalendáři a na Kanban nástěnce.

Schválení návrhu je teď otázka změny stavu, po které klientovi odejde zpráva sama. Nikdo nedohledává poslední verzi výkresu v poště - všechno je u zakázky.

Suroviny, várky i rozvoz s přehledem

Řemeslný pivovar vedl objednávky odběratelů v sešitě a fakturovalo se, když zbyl čas. Kolik která várka doopravdy stála, se počítalo zpětně - pokud vůbec.

Každá dodávka odběrateli teď běží jako zakázka se stavy od přijetí po expedici, s náklady a výnosy v reálném čase. Stálým odběratelům se faktury generují opakovaně samy a platby z banky se k nim samy párují.

Náklady každé várky jsou vidět na zakázce, platby se párují z banky a majitel řeší pivo, ne papíry.

Kampaně s termíny, odpovědnostmi a marží

Marketingová agentura žila ve třech nástrojích najednou - úkoly jinde než klienti, čas se nevykazoval a nikdo neuměl říct, která kampaň agentuře skutečně vydělává.

Teď má každá kampaň v AutoOffice svou zakázku: úkoly s termíny, prioritou a odpovědným řešitelem na Kanban nástěnce, komunikaci s klientem napárovanou u případu a vykázaný čas přes zabudované stopky. Kampaně většího klienta se seskupují do projektu, který průběžně počítá skutečný příjem, výdaj a odpracované hodiny.

Porada nad prioritami trvá zlomek času a rozhodnutí o kapacitách se opírá o čísla, ne o pocit.

Kurzy, lektoři a fakturace bez ručního přepisování

Školicí agentura evidovala přihlášky v e-mailech, rozvrhy lektorů v tabulce a faktury vystavovala ručně po večerech. Každá změna termínu znamenala obvolávání a riziko, že se na někoho zapomene.

Každý běh kurzu teď v AutoOffice běží jako zakázka - účastníci a firmy jsou v jedné kartotéce kontaktů s předvyplněním z ARES, termíny kurzů i úkoly lektorů se potkávají ve sloučeném kalendáři a e-maily i SMS účastníkům odcházejí ze systému a zůstávají u konkrétního kurzu.

Faktura s QR platbou odchází e-mailem rovnou ze zakázky, platby se párují z výpisu automaticky a na fakturu po splatnosti systém sám pošle upomínku.

Odpracovaný čas se potkává s cenou projektu

Vývojářská firma jela souběžně několik projektů - úkoly se rozdělovaly na poradách, čas se dopisoval zpětně na konci měsíce a fakturace podle odhadů byla každý měsíc malé drama.

V AutoOffice tým rozděluje práci přes úkoly se stavem a prioritou na Kanban nástěnce a čas vykazuje průběžně přes stopky ke konkrétnímu úkolu nebo zakázce. Projekty seskupují zakázky jednotlivých klientů a dopočítávají skutečný příjem, výdaj a odpracované hodiny.

Který projekt vydělává, je vidět průběžně - ne až po odevzdání. Podklady pro fakturaci se exportují z výkazů na pár kliknutí.

Desítky pravidelných faktur bez dvou dnů práce

Realitní kancelář se správou nemovitostí vystavovala každý měsíc desítky stejných faktur ručně - dva dny práce. Kdo zaplatil, se dohledávalo ve výpisech, a upomínky se posílaly, když si někdo vzpomněl.

Kontakty klientů i vlastníků teď žijí v jedné kartotéce s předvyplněním z ARES, pravidelné platby pokrývají opakující se faktury s QR platbou a bankovní výpisy se stahují automaticky - platby se na faktury párují podle variabilního symbolu samy.

Na fakturu po splatnosti odchází upomínka automaticky a provozní vidí v přehledu na jeden pohled, kdo dluží a kolik je v bance.

Každý vůz jako zakázka - od poptávky po předání klíčů

Prodejce prémiových vozů řešil obchod přes e-maily a tabulku: poptávky, protiúčty, financování i termíny dovozu na mnoha místech. Obchodníci si předávali informace ústně a vedení vidělo výsledky až v účetnictví.

V AutoOffice je každý vůz zakázka s vlastním stavem - od poptávky přes objednání a dovoz po předání. Ke každé se váže komunikace s klientem, doklady i platby, takže marže vozu je vidět průběžně. Poptávky z e-mailu se přiřazují k zakázkám a žádná neuteče mimo.

Servisní zakázky s termíny a informovaným zákazníkem

Servis s desítkami oprav týdně evidoval zakázky v sešitě a zákazníci volali, v jakém stavu je jejich auto. Díly se objednávaly na poslední chvíli a faktura vznikala přepisováním ze zakázkového listu.

Dnes má každá oprava zakázku se stavem - přijato, v opravě, hotovo - a při změně stavu odchází zákazníkovi automatický e-mail nebo SMS. Díly se rezervují na konkrétní zakázku a faktura vzniká přímo z ní, včetně QR platby.