Faktura: Co to je, co by měla obsahovat a proč je důležitá?

Faktura je nezbytnou součástí každodenního obchodního styku a základem pro řádné vedení účetnictví. Tento dokument je více než jen pouhý kus papíru nebo elektronická zpráva – je to právně závazná listina, která slouží k dokladování obchodní transakce. V tomto článku se podrobněji podíváme na to, co faktura skutečně je, jaké náležitosti musí obsahovat a proč je tak důležitá nejen pro podnikatele, ale i pro zákazníky.

V tomto příspěvku si tedy vysvětlíme, co to faktura je, co by měla obsahovat, proč je důležitá a řekneme si víc o tom, jaké druhy faktur v českém prostředí existují. Tyto základní pojmy vám vysvětlí podstatu faktur a jejich používání.

Co je faktura?

Je to účetní a daňový doklad, který vystavuje prodávající (dodavatel) kupujícímu (odběrateli) jako potvrzení o uskutečnění obchodní transakce. Obvykle obsahuje informace o prodaném zboží či poskytnuté službě, jejich ceně, množství, datu dodání a platebních podmínkách. Faktura je právně závazný dokument, který může sloužit jako důkaz v případě sporu mezi dodavatelem a odběratelem.

Může být vystavena jak v papírové, tak v elektronické podobě. S rozvojem digitálních technologií se stále více podniků přiklání k elektronickým fakturám, které umožňují rychlejší a efektivnější komunikaci mezi obchodními partnery.

Co by měla obsahovat?

Aby faktura splňovala všechny právní náležitosti a byla platná, musí obsahovat následující údaje:

• Identifikace prodávajícího a kupujícího: nejčastěji název nebo jméno / příjmení, dále pak adresu sídla nebo trvalého pobytu a IČO a DIČ (je-li přiděleno).
• Unikátní číslo faktury: Každá faktura musí mít unikátní číslo, které ji odlišuje od ostatních dokladů. Toto číslo obvykle sleduje číselnou řadu, kterou určuje vystavující subjekt.
• Datum vystavení faktury: den, kdy byla faktura vystavena, je důležitý pro určení splatnosti a daňových povinností.
• Datum uskutečnění zdanitelného plnění: Tento údaj označuje, kdy došlo k dodání zboží nebo poskytnutí služby. Může se lišit od data vystavení faktury.
• Popis zboží nebo služby: Detailní popis prodaného zboží nebo poskytnuté služby, aby bylo jasné, za co je faktura vystavena.
• Množství a cena: Uveďte počet prodaných jednotek a cenu za jednotku, případně celkovou částku.
• Sazba a výše DPH: Pokud je prodávající plátcem DPH, musí na faktuře uvést sazbu DPH a vypočítanou daň.
• Sazba a výše DPH: Pokud je prodávající plátcem DPH, musí na faktuře uvést sazbu DPH a vypočítanou daň.
• Celková částka k úhradě: Souhrnná částka, kterou má kupující zaplatit, včetně všech daní.
• Platební podmínky: Způsob platby (např. bankovním převodem, hotově) a termín splatnosti.
• Bankovní spojení: Účet prodávajícího, na který má být částka uhrazena.
• Podpis: I když elektronické faktury obvykle neobsahují ruční podpis, u papírových faktur je obvyklé, že jsou podepsány vystavovatelem.

Proč je faktura důležitá?

Faktura je více než jen doklad o uskutečnění transakce. Je to klíčový prvek, který ovlivňuje několik důležitých aspektů podnikání. Vysvětleme si tedy, proč je faktura tak důležitá:

Daňové povinnosti

Faktura je základním nástrojem pro správné plnění daňových povinností. Pro podnikatele, kteří jsou plátci DPH, je faktura nezbytná pro výpočet a odvedení této daně. Na faktuře musí být správně uvedena sazba DPH a vypočítaná částka, kterou je třeba odvést státu. Navíc, pokud podnikatel nakupuje zboží nebo služby, může na základě faktury uplatnit odpočet DPH, což má přímý dopad na jeho daňové povinnosti. Pro neplátce DPH je faktura důležitá pro správný výpočet daně z příjmu, jelikož slouží jako doklad o výdajích a příjmech.

Právní ochrana

Faktura slouží jako důkazní prostředek v případě sporu mezi dodavatelem a odběratelem. Tento dokument obsahuje veškeré detaily o obchodní transakci, včetně toho, kdo byl prodávajícím, kdo kupujícím, jaké zboží nebo služby byly poskytnuty, za jakou cenu a kdy. V případě, že dojde k jakémukoli nedorozumění nebo sporu ohledně zaplacení, dodání nebo kvality zboží či služby, faktura se stává klíčovým dokumentem, který může být předložen soudu jako důkaz. Bez faktury by bylo obtížné prokázat, že k transakci skutečně došlo, nebo by bylo složitější určit podmínky, za kterých byla provedena.

Kontrola účetnictví

Faktura je klíčovým dokumentem pro vedení účetnictví. Umožňuje sledovat příjmy a výdaje, což je zásadní pro finanční plánování a řízení cash flow. Správně vedené účetnictví na základě vystavených a přijatých faktur umožňuje podnikatelům přesně sledovat, kolik peněz přichází a odchází z jejich podnikání, což je klíčové pro udržení finanční stability. Bez správné evidence faktur by bylo velmi obtížné udržet přehled o finančním stavu podniku, což by mohlo vést k chybám, které mohou mít vážné důsledky, včetně problémů s daňovými úřady nebo bankami.

Dokumentace a archivace

Podle legislativy musí podnikatelé uchovávat faktury po určitou dobu, obvykle po dobu 10 let. Tato povinnost je důležitá nejen pro případné daňové kontroly, ale také pro vnitřní potřeby podniku. Dobře organizovaná archivace faktur umožňuje rychlý přístup k potřebným dokumentům, což je důležité například při auditech nebo při řešení historických obchodních sporů. Archivované faktury slouží také jako důležitý zdroj informací pro budoucí finanční analýzy a plánování.

Důvěryhodnost podnikání

Vystavování profesionálně zpracovaných faktur přispívá k budování důvěry mezi podnikatelem a jeho zákazníky nebo obchodními partnery. Faktura, která je jasná, přehledná a obsahuje všechny potřebné údaje, působí profesionálně a zvyšuje důvěryhodnost podnikání. Zákazník, který obdrží dobře zpracovanou fakturu, má větší důvěru v to, že jedná s seriózním a profesionálním partnerem, což může pozitivně ovlivnit jeho rozhodnutí o opakovaných nákupech nebo o dlouhodobé spolupráci.

Zákonné povinnosti a mezinárodní obchod

V některých zemích a jurisdikcích jsou faktury upraveny specifickými zákony, které vyžadují, aby podnikatelé dodržovali určitá pravidla a standardy. Například v rámci Evropské unie existují přesná pravidla pro fakturaci, která zahrnují požadavky na obsah faktury a způsob jejího vystavení, zejména pokud jde o přeshraniční obchod. Dodržování těchto pravidel je klíčové pro to, aby podnikání probíhalo hladce a aby se předešlo problémům s daňovými úřady v různých zemích.

Podklad pro strategická rozhodnutí

Faktury nejsou jen běžnou součástí účetní agendy, ale mohou také sloužit jako cenný zdroj dat pro strategické řízení podniku. Analýzou údajů z faktur může vedení podniku získat přehled o tom, kteří zákazníci jsou nejziskovější, jaké produkty nebo služby jsou nejpopulárnější, a jaké jsou sezónní trendy v prodeji. Tyto informace mohou být využity pro optimalizaci cenových strategií, marketingových kampaní a celkového podnikatelského plánu.

Elektronická fakturace a efektivita

S nástupem digitálních technologií se stále více podnikatelů obrací k elektronickým fakturám, které nabízejí řadu výhod oproti tradičním papírovým dokladům. Elektronická fakturace umožňuje rychlejší zpracování dokumentů, snazší archivaci a přístup k nim, a zároveň přispívá k ekologičtějšímu podnikání díky snížení spotřeby papíru. Elektronické faktury také snižují riziko ztráty dokumentů a usnadňují automatizaci účetních procesů, což vede k vyšší efektivitě a úspoře nákladů.

Jaké jsou druhy faktur?

Základní rozdělení je na faktury vydané a přijeté. Vydané faktury jsou ty, které vystavujete svým zákazníkům vámi za dodané zboží či služby. Přijaté faktury jsou ty, které vaši dodavatelé posílají vám a vy na jejich základě platíte za odebrané zboží či služby.

Kromě tohoto základního rozdělení rozlišujeme tyto typy faktur:

• Zálohová faktura – Zálohovou fakturu použijeme, pokud chceme od našeho zákazníka část peněz předem. Vystavíte zálohovou fakturu na část finální ceny a následně začneme nakupovat zboží či realizovat jiné náklady na dodání. Zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem, jde jen o výzvu k zaplacení části ceny před dodáním. Příklad použití: Pokud zákazník objednává výrobu na zakázku, podnikatel může vystavit zálohovou fakturu na 50 % z celkové ceny zakázky.
• Proforma faktura – je podobná zálohové faktuře. Rozdílem je, že dle ní musí odběratel zaplatit celou cenu dodání zboží či služby předem. Proforma faktura stejně jako zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem, opět jde jen o výzvu k zaplacení, tentokrát však celé ceny před dodáním. Příklad použití: Podnikatel zašle zákazníkovi proforma fakturu, aby mu poskytl představu o částce, kterou bude třeba uhradit po dokončení objednávky.
• Řádná faktura – nebo taky běžná faktura je základním typem faktury. Obvykle se vystavuje po dokončení zakázky nebo po dodání zboží či služby a odběratel je povinen tuto fakturu v termínu splatnosti i uhradit. Řádná faktura je zároveň i fakturou daňovou. Příklad použití: Podnikatel prodá zboží jinému podnikateli a vystaví daňovou fakturu, na které je uvedena částka včetně DPH.
• Vyúčtovací faktura – vystaví se jako rekapitulace jedné a více zálohových faktur či jedné proforma faktury. Ta je už účetním a daňovým dokladem a standardně vstupuje do účetnictví.
• Opravný daňový doklad – dříve známý jako vrubopis nebo dobropis vystavuje plátce daně v souvislosti s opravou základu daně a výše daně. Tento opravný daňový doklad tedy navyšuje nebo snižuje fakturační výši a příslušné DPH u původní řádné (běžné) faktury. Příklad použití: Zákazník vrátí část objednaného zboží a podnikatel vystaví dobropis na vrácenou částku.

Závěrem pár slov

Faktura je nejen nezbytným dokumentem pro úspěšné vedení podnikání, ale také klíčovým nástrojem pro zajištění právní a finanční jistoty. Ať už jde o plnění daňových povinností, kontrolu účetnictví nebo budování důvěry se zákazníky, faktura hraje klíčovou roli. Správné vystavení faktury, dodržování všech zákonných náležitostí a její bezpečná archivace jsou základem pro úspěšné a stabilní podnikání.