Už vás nebaví neustále zapomínat na důležité úkoly? Cítíte se zahlceni nekonečným seznamem věcí, které musíte udělat? Nebojte se, nejste sami! Všichni občas bojujeme s tím, jak si udržet přehled o svých úkolech. Ale nebojte se, existuje několik jednoduchých a efektivních způsobů, jak si to usnadnit a už nikdy na nic nezapomenout.
V tomto příspěvku si řekneme víc o tom, jak nezapomínat na naplánované úkoly a jak se jednoduše zbavit pocitu viny z nedokončeného nebo zapomenutého úkolu a jak těmto stavů nejlépe předcházet.
Vytvořte si přehledný seznam úkolů
Mít všechny úkoly na jednom místě je základním kamenem efektivního plánování. Ať už jste student, vedoucí týmu, majitel firmy nebo prostě jen člověk, který má rád pořádek ve svém životě. Seznam úkolů vám pomůže udržet si přehled a dosahovat svých cílů.
Jak si vybrat správný nástroj/způsob vedení úkolů?
Existuje mnoho způsobů, jak si vytvořit seznam úkolů. Záleží čistě na vašich osobních preferencích a stylu práce.
- Papírový diář: Klasika, která nikdy nevyjde z módy. Je přenosný, můžete si do něj psát poznámky a mít vše pohromadě.
- Mobilní aplikace: Nabízejí širokou škálu funkcí, jako jsou připomenutí, možnost sdílení úkolů s ostatními nebo integrace s kalendářem. Můžete zkusit třeba AutoOffice (na 14 dnů zdarma).
- Online nástroje: Podobné jako mobilní aplikace, ale přístupné z jakéhokoli zařízení s internetovým připojením. Například AutoOffice.
Jak vytvořit seznam a jak s ním pracovat
- Zapište si všechny úkoly: Nezáleží na tom, jak malé nebo velké jsou. Všechny úkoly, které vás napadnou, si zapište.
- Roztřiďte úkoly: Můžete je třídit podle projektů, kategorií (osobní, pracovní), důležitosti nebo termínu dokončení.
- Pravidelně seznam aktualizujte: Přidávejte nové úkoly, odškrtávejte hotové a upravujte termíny.
- Používejte vizuální prvky: Barevné kódování, symboly nebo jiné vizuální prvky vám pomohou lépe se v seznamu orientovat.
- Sdílejte seznam s ostatními: Pokud pracujete na společných projektech, můžete svůj seznam sdílet s kolegy nebo členy týmu. To proto, aby měli přehled o tom, jak na sebe jednotlivé úkoly navazují.
Při vytváření seznamu úkolů však nezapomeňte na jednu podstatnou věc. Systém vytváření a jeho aktualizace pro vás musí být snadná a rychlá. To proto, aby se z vytváření nestal další úkol s nejvyšší prioritou. Vytvoření a pravidelné používání seznamu úkolů je jednoduchý, ale účinný nástroj, který vám pomůže dosáhnout vašich cílů.
Nastavte si pro úkoly priority
Nastavení priorit úkolům je klíčové pro efektivní plánování a dosahování cílů. Díky tomu budete vědět, na co se zaměřit nejdříve a jak efektivně využít svůj čas.
Proč je stanovení priorit důležité?
- Zaměření na to nejdůležitější: Umožní vám soustředit se na úkoly, které mají největší dopad.
- Prevence vyhoření: Když víte, co je priorita, nebudete se cítit přetížení.
- Lepší časový management: Efektivněji využijete svůj čas, protože budete vědět, kam ho investovat.
- Méně stresu: Když máte jasno v prioritách, sníží se vaše úzkost a stres.
Jak nastavit priority
Existuje mnoho metod pro stanovení priorit, ale dvě z nejznámějších jsou:
- Eisenhowerův kvadrant – Tato metoda rozděluje úkoly do čtyř kategorií podle jejich důležitosti a naléhavosti: Urgentní a důležité: Musí se udělat okamžitě, Důležité, ale ne urgentní: Plánujte si na ně čas, Urgentní, ale nedůležité: Delegujte nebo odložte, Ani urgentní, ani důležité: Eliminujte.
- Metoda ABCDE – rozdělení úkolů a pod úkolů podle toho, jakou mají prioritu: A: Nejdůležitější úkoly, které je třeba udělat co nejdříve, B: Důležité úkoly, ale s nižší prioritou než A. C: Méně důležité úkoly, které můžete udělat, když budete mít čas. D: Úkoly, které můžete delegovat. E: Úkoly, které můžete eliminovat.
- Rozlišení barvami – stanovte si barvy, kterými označíte své úkoly např. podle typu úkolu nebo priorit. Červená jako nejdůležitější, zelená jako hotové a žluté jako rozpracované. Stavů úkolů může být samozřejmě víc, stejně jako použitých barev.
- Kaban nástěnka – jednoduchý, ale účinný vizuální nástroj pro správu úkolů a projektů. Původem z japonského automobilového průmyslu, Kanban se dnes používá v různých oborech, od vývoje softwaru až po osobní organizaci.
Ať už zvolíte kterýkoliv ze zmíněných způsobů nastavení priorit úkolů, mějte na paměti, že by váš systém měl mít možnost snadné úpravy a jednoduchosti použití.
Rozdělte velké úkoly do menších pod úkolů
Velké a komplexní úkoly mohou působit odstrašujícím dojmem a vést k odkládání. Rozčleněním těchto úkolů na menší zajistíte větší motivaci k vykonání jednotlivých úkolů a bude vám připadat, že je úkol snazší. Důvodů, proč velké úkoly rozčlenit je však mnohem víc. Určitě se vám zvýší přehlednost mezi jednotlivými úkoly a nepochybně budete mít lepší time managment, jehož vedlejším efektem bude rapidní snížení stresu.
Příklady rozčlenění úkolů
- Úkol: Napsat seminární práci, Pod úkoly: Vybrat téma, vytvořit osnovu, najít zdroje, napsat úvod, zpracovat jednotlivé kapitoly, napsat závěr, upravit stylistiku, odevzdat práci.
- Úkol: Zorganizovat narozeninovou oslavu, Pod úkoly: Vybrat místo, sestavit seznam hostů, vytvořit pozvánky, objednat dort, nakoupit jídlo, připravit dekorace, naplánovat program.
Rozčlenění velkých úkolů na menší pod úkoly je klíčem k efektivnímu plánování a dosahování cílů. Díky této metodě se budete cítit méně přetížení a budete mít větší motivaci k práci. Vyzkoušejte různé techniky a najděte si tu, která vám nejvíce vyhovuje.
K úkolům přiřaďte termíny
Přiřazení konkrétních termínů k úkolům je další klíčový krokem pro efektivní plánování. Díky tomu budete mít jasný přehled o tom, kdy co potřebujete dokončit a budete se moci lépe organizovat. Důležitým efektem při termínování jednotlivých úkolů je přehled o tom, kdy a který úkol je zapotřebí dokončit, např. při návaznosti na další úkoly. Je to také skvělá prevence prokrastinace, protože termín vás „donutí“ opravdu úkol udělat.
Jak správně přiřazovat termíny?
- Realismus: Stanovte si dosažitelné termíny. Nepodceňujte náročnost úkolů.
- Prioritizace: Nejdůležitějším úkolům přiřaďte dřívější termíny.
- Závislosti: Zvažte, zda některé úkoly závisí na dokončení jiných.
- Flexibilita: Buďte připraveni na změny a upravujte termíny podle potřeby.
- Návyky: Snažte se vytvořit si rutinu a pravidelně si vyhrazovat čas na práci na svých úkolech.
Termíny jsou jasnou definicí, kdy je zapotřebí úkol splnit a vám taky dává jasně najevo, kolik času ještě úkolu můžete věnovat. Termín vás také ujišťuje/uklidňuje, že ještě není pozdě. Ale jak víme, není dobré nechávat úkoly na poslední dny nebo hodiny před termínem.
Při plnění úkolů si dělejte pravidelné přestávky
Nejsme roboti, ale lidi. Pro lepší efektivitu při plnění úkolů je dobré si dělat pravidelné pauzy. Odsednout si, odejít z pracovního prostoru a pokud je to možné, třeba na pět minut se projít. Intervaly mezi jednotlivými přestávkami mohou být různé.
Mnoho lidí také dávají přednost některým technikám organizace času/úkolů, jako je Pomodoro technika. Pomodoro technika je metoda organizace a řízení času založená na 25 minutových úsecích soustředěné práce přerušovaných 5 minutovými přestávkami. Delší přestávky pohybující se okolo 15 až 30 minut, se dělají po čtyřech po sobě jdoucích pracovních intervalech.
Naučte se říkat ne
Neberte si na sebe příliš mnoho úkolů. Naučte se říkat ne, pokud cítíte, že už nestíháte. Aby vaše produktivita a motivace neklesala kvůli přehlcení, naučte se říkat ne na další úkoly, které by tohle přehlcení způsobily. Uvědomte si své kapacity a podle nich plánujte další zakázky a úkoly.
Přizpůsobte si své prostředí
Kromě úkolů samotných má na produktivitu velký vliv také prostředí, ve kterém pracujete. A to jak on-line, tak off-line. S největší pravděpodobností se vám bude lépe pracovat v pracovně, kde budete mít klid, na stole bude uklizeno a nebudou vás rušit děti neustálými požadavky nebo kočka, u které hrozí např. převrhnutí hrnku s čajem na klávesnici.
Druhé „místo“, kde můžete mít uklizeno jsou vaše nástroje, např. v dílně, případně vaše pracovní pc, v kterém budete mít vše uspořádané ve složkách a plochu bude zdobit na oko lahodící tapeta. A pokud vás při práci neruší hudba, pusťte si ambient music a ponořte se s lehkostí do svého flow.
Nastavte si své prostředí, zvýší to vaši schopnost třídit úkoly, zvýší to produktivitu a chuť jednotlivé úkoly plnit.
Nastavte si systém odměn
Systém odměn je skvělým motivátorem, který vám pomůže překonávat překážky a dosahovat svých cílů. Ať už se snažíte zhubnout, dokončit studijní projekt nebo si osvojit nový jazyk, odměny vás budou motivovat a dodají vám energii.
Jak si nastavit systém odměn
- Definujte své cíle: Jasně si stanovte, čeho chcete dosáhnout. Čím konkrétnější cíl, tím snadněji si budete moci určit, kdy jste ho splnili.
- Určete měřítka úspěchu: Jak poznáte, že jste cíle dosáhli? Zvolte si konkrétní ukazatele, které budete sledovat.
- Zvolte si odměny: Vyberte si odměny, které vás skutečně motivují. Může to být cokoli, co máte rádi – od malé pochvaly až po větší dárky.
- Stanovte si pravidla: Určete, za jaké dosažení cíle si jakou odměnu dáte. Buďte konkrétní a realistický.
- Buďte trpěliví: Změna návyků trvá. Nečekejte okamžité výsledky a odměňujte se i za malé úspěchy.
Příklady systémů odměn
- Bodový systém: Za každý splněný úkol získáte body. Když nasbíráte určitý počet bodů, můžete si vybrat odměnu.
- Kalendář úspěchů: Zaškrtávejte si každý den, kdy jste na sobě pracovali. Po určitém počtu zaškrtnutých dnů si dopřejte větší odměnu.
- Odměny za milníky: Stanovte si několik milníků na cestě k dosažení cíle a za každý milník si dejte odměnu.
Vyhněte se multitaskingu
Většina z nás není zrozena k multitaskingu, takže ačkoliv máme někdy pocit, že se soustředíme na několik věcí naráz, často tomu tak není. Ve skutečnosti totiž jen přepínáme od jedné aktivity k druhé a zase zpět, a tak je jasné, že celková efektivita takové práce je nízká – podle některých výzkumů klesá až o 40 %.
Negativní příklady multitaskingu
- Řízení automobilu + telefonování. Telefonování není rádio, abychom jej mohli poslouchat jen tak na pozadí. Na hovor se totiž soustředíme, což nám krade důležitou pozornost, kterou bychom měli věnovat silničnímu provozu. To se týká i zákonem povolených hovorů přes handsfree, které z pozornosti řidiče samozřejmě také ubírají.
- Učení se na zkoušku + odepisování na zprávy. Pokud se učíte s telefonem vedle notebooku či učebnice a notifikace se vám na mobilu rozsvěcí jako stromeček o Vánocích, pravděpodobně se toho moc nenaučíte.
- Práce na PC + rozhovor s partnerem. „Počkej vteřinku, hned se ti budu věnovat.“ Také vás ta věta vytáčí? Buďte za ni rádi, protože kdyby se váš protějšek pokoušel o odpověď a psaní pracovního e‑mailu zároveň, možná by vám odvětil slovy „v příloze posílám“ a do zprávy šéfovi by se rozloučil se slovy „miláčku“…
A takových příkladů bychom mohli najít opravdu hodně. Pokud tedy cítíte, že multitasking není pro vás, je lepší se o ně opravdu nepokoušet a plně se soustředit na jeden stanovený úkol a až po jeho úplném dokončení se vrhnout na další.
Závěrem pár slov
Plnění úkolů v termínu a podle priorit je pro váš pracovní i osobní život důležitou dovedností, která vám může zajistit pracovní úspěchy a osobní radost a štěstí. A to ať už pracujete na zahradě svého domu, nebo vyrábíte nábytek pro svého souseda, se kterým jste se domluvili na přiměřené odměně.
